وقتی فرایندی را خودکار میکنیم، اولین سؤال کارفرما معمولاً این است: «کاملاً خودکار میشود؟» پاسخ درست اغلب این است: بیشترش. در هر فرایند چند نقطه هست که اشتباه در آنها گران تمام میشود، و آنجا یک نفر باید پیش از ادامه تأیید کند.
هنر کار، پیدا کردن همین چند نقطه است. اگر همهجا تأیید بگذارید، اتوماسیون فقط کار دستی را جابهجا کرده است. اگر هیچجا نگذارید، یک روز خطایی کوچک بیصدا هزار بار تکرار میشود.
سه سؤال برای هر مرحله
- برگشتپذیر است؟ برچسب زدن به یک ایمیل برگشتپذیر است؛ پرداخت یک فاکتور نه.
- اثرش بیرون از سازمان است؟ پیامی که برای مشتری میرود یا اطلاعاتی که در سامانهای بیرونی ثبت میشود، دیگر در اختیار شما نیست.
- اندازهاش چقدر است؟ پرداخت ده میلیون تومانی و ده میلیارد تومانی یک مرحلهاند، اما یک ریسک ندارند.
مرحلهای که برگشتپذیر، داخلی و کوچک است، خودکار بماند. اگر پاسخ هر سه سؤال برعکس است، تأیید بخواهد. برای میانهی این دو، از آستانه استفاده کنید.
چهار الگوی تأیید
- دروازه — فرایند میایستد تا یک نفر تأیید کند. برای کارهای برگشتناپذیر و بزرگ.
- آستانه — زیر یک مبلغ یا تعداد مشخص خودکار، بالای آن با تأیید. پرکاربردترین الگو است.
- نمونهبرداری — همهچیز خودکار انجام میشود، اما درصدی از موارد بعد از انجام بازبینی میشود. برای کارهای برگشتپذیر و پرتکرار، مثل دستهبندی تیکتها.
- دو نفره — دو نفر بهطور مستقل تأیید میکنند. برای کارهای بسیار حساس.
یک مثال: فاکتور خرید
فاکتوری با ایمیل میرسد. مدل زبانی مبلغ، تأمینکننده و شرح را از آن بیرون میکشد و با سفارش خرید تطبیق میدهد. اگر مبلغ با سفارش یکی باشد و از سقف تعیینشده کمتر، فاکتور خودکار ثبت میشود. در غیر این صورت برای مدیر مالی فرستاده میشود.
یک استثنا هم هست: اگر شمارهحساب تأمینکننده با دفعهی قبل فرق کند، با هر مبلغی، تأیید دو نفره لازم است. عوض کردن شمارهحساب در یک فاکتور یا ایمیل جعلی، یکی از رایجترین شکلهای کلاهبرداری در پرداختهاست.
تأییدی که واقعاً خوانده شود
بزرگترین خطر تأیید انسانی این است که به یک کلیک عادتی تبدیل شود. کسی که روزی صد درخواست شبیه هم میبیند، از هفتهی دوم دیگر نمیخواندشان. چند قاعده کمک میکند:
- فقط آنچه لازم است را نشان دهید و تفاوت را برجسته کنید. «مبلغ ۱۲ درصد بیشتر از سفارش است» از کل فاکتور مفیدتر است.
- تعداد را پایین نگه دارید. اگر تأییدکننده هر روز بیش از چند مورد میبیند، آستانه را بالاتر ببرید یا الگو را به نمونهبرداری تغییر دهید.
- مهلت و جانشین تعیین کنید. درخواستی که بیپاسخ بماند، باید به نفر بعدی برسد، نه اینکه فرایند را برای همیشه نگه دارد.
- تأیید را در همان سامانه ثبت کنید. «در پیامرسان گفت اوکی است» سابقه نیست. اینکه چه کسی، کی و با دیدن چه اطلاعاتی تأیید کرد، باید ثبت شود.
جمعبندی
اتوماسیون خوب، کار تکراری را از دوش آدمها برمیدارد و تصمیمهای مهم را روشنتر جلوی آنها میگذارد. پیش از خودکار کردن هر فرایند، نقطههای تأیید را روی کاغذ مشخص کنید؛ بقیهی کار، اجرای همان نقشه است.